عادة ما يتلخص طلب دفتر فواتير كربوني (NCR) للمرة الأولى في قرار واحد: نسخة مكررة واحدة، أم نسختان؟ قد يبدو الأمر بسيطاً، لكنه يغير طريقة تداول السجلات في عملك، لذا فمن الأفضل التفكير في ذلك قبل الطلب بدلاً من الندم لاحقاً.
نمط 1+1
يمنحك دفتر 1+1 أصلاً باللون الأبيض ونسخة مكررة واحدة، عادة ما تكون باللون الأصفر. تذهب النسخة الأصلية للعميل، وتبقى النسخة المكررة معك. إنه التنسيق الأبسط، وهو الخيار الأمثل عندما تكون نسخة داخلية واحدة كافية حقاً؛ مثل بائع تجزئة يسجل مبيعاته، أو فني يسلم بطاقة عمل مع نسخة واحدة للمكتب، أو مستقل يصدر إيصالات. كما أنه الخيار الأكثر اقتصادية، نظراً لوجود ورقة واحدة أقل في كل مجموعة.
نمط 1+2
يضيف دفتر 1+2 نسخة مكررة ثانية - عادة ما تكون ورقة وردية - فوق الأصل الأبيض والنسخة الصفراء. توجد تلك الورقة الثالثة لسبب وجيه: في الشركات التي تتطلب فيها المعاملة اطلاع فريقين داخليين منفصلين عليها (مثل العمليات والمحاسبة)، تعني النسخة الإضافية أن أياً من الفريقين لن يضطر إلى تصوير المستندات ضوئياً، أو إعادة توجيهها، أو البحث عن أوراق الفريق الآخر. شركة الخدمات اللوجستية مثال جيد على ذلك: يسلم السائق الورقة البيضاء للعميل، وتذهب النسخة الصفراء إلى مكتب العمليات، وتذهب النسخة الوردية مباشرة إلى الحسابات للمطابقة، وكل ذلك بتوقيع واحد عند نقطة التسليم.
كيف تتخذ القرار
- إذا كان جزء واحد فقط من عملك يحتاج إلى الاطلاع على السجل بعد مغادرة العميل، فإن 1+1 كافٍ.
- إذا كان كل قسم يحتاج إلى نسخته الورقية الخاصة دون عناء إداري إضافي، فإن 1+2 يوفر الكثير من الوقت.
- إذا لم تكن متأكداً، فإن 1+1 هو نقطة البداية الأقل تكلفة، ويمكن لمعظم المطابع تحويلك إلى 1+2 عند إعادة الطلب بمجرد معرفة سير العمل الفعلي الخاص بك.
الحجم والعلامة التجارية متطابقان في كلتا الحالتين
يتم إنتاج كلا التنسيقين عادةً بمقاس A5 (148 × 210 مم)، ومطبوعين بلون حبر واحد، ومخصصين بالكامل بشعارك وتفاصيل الاتصال الخاصة بك ورقم التسجيل الضريبي (TRN) قبل الطباعة؛ فعدد النسخ هو الاختلاف الهيكلي الوحيد بينهما.
قارن بين دفتر فواتير NCR مقاس A5 بنمط 1+1 ودفتر فواتير NCR مقاس A5 بنمط 1+2 لرؤية الفرق في التخطيط مباشرة.